Yhtymähallitus
Pöytäkirja 25.02.2025/Pykälä 36

Yhtymähallitus 25.02.2025 § 36   

198/02.02.00/2024    

Osana talousarvion mukaisen toiminnan varmistamista on Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä Riveriassa otettu vuonna 2020 käyttöön talousarvion täytäntöönpano-ohjeiden laadinta.

Talousarvion täytäntöönpano-ohjeiden tarkoituksena on antaa reaaliaikaisia ja konkreettisia ohjeita yhtymävaltuuston hyväksymien meno- ja tuloarvioiden täytäntöönpanossa ja seurannassa. Täytäntöönpano-ohjeilla tavoitellaan myös hallinto- ja talouspalveluiden sekä hankintatoimen erillisten ohjeiden määrän vähentämistä.

Täytäntöönpano-ohjetta sovelletaan Riverian toimintaan. Tulosalueiden ja yhteisten palveluiden johtajien sekä tiimi- ja muiden päälliköiden on tarkoin perehdyttävä talousarviossa oleviin toiminnallisiin ja taloudellisiin tavoitteisiin sekä yhtymävaltuuston hyväksymään sisäisen valvonnan ja riskien hallinnan perusteisiin.

Hankintojen ja laskujen hyväksymiseen oikeutettu on vastuussa talousarvion ja sitä koskevien määräysten ja ohjeiden noudattamisesta.

Johtavat viranhaltijat tulosalueilla ja yhteisissä palveluissa voivat antaa vastuualuettaan koskevia muita täydentäviä ohjeita.

Talousarvion täytäntöönpano-ohjeessa kerrotaan, miten talousarvio- ja suunnitelma sekä toimintasuunnitelma on laadittu toteuttamaan Riverian strategiaa sekä siinä on avattu, miten Riverian vision toteutumista seurataan.

Talousarvion täytäntöönpano-ohjeessa kuvataan sisäisen valvonnan ja sisäisen tarkastuksen käytänteitä liittyen erityisesti hankintoihin ja sopimuksiin. Talouspalvelut tarkastavat säännöllisesti kolmen kuukauden välein kaikki aikavälillä saapuneet ostolaskut toimittajittain. Mikäli laskujen yhteissumma nousee tavarahankinnoissa yli 10 000 euron ja palveluhankinnoissa yli 30 000 euron, vaaditaan toimittamaan asianmukainen hankintapäätös. Hankintojen kertymistä toimittajittain seurataan myös pidemmällä aikavälillä hankintalain ja Riverian hallintosäännössä määritellyn toimivaltaisuuden sekä hankintaohjeiden noudattamisen näkökulmasta.

Edelleen on syytä täsmentää ostolaskujen käsittelyä. Alla olevat poiminnan talousarvion täytäntöönpano-ohjeesta on jokaisen vastuujohtajan ja päällikön käsiteltävä omalla vastuualueellaan. Lisäksi heidän on varmistettava, että henkilöillä, jotka saavat tehdä tilauksia, on riittävä osaaminen hankinnoista ja ostolaskujen käsittelystä.

Jokaisen ostolaskun osalta on varmistuttava, että saatu tavara tai palvelu sekä lasku ovat hankintapäätöksen ja tilauksen mukainen ja että lasku tiliöidään oikein. Ostolaskujen asiatarkastajan ja hyväksyjän tulee tuntea laskutusohje ja ostotapahtumaohje, tilikartta, kustannuspaikat, toiminnot ja arvonlisäverokoodit. Nämä tiedot löytyvät intrasta talouspalvelujen sivulta. 

Ostolaskun oikeellisuus todennetaan ostolaskujen käsittelyjärjestelmään (Baware P2P) tehtävillä tarkastus- ja hyväksymismerkinnöillä. Tarkastus-merkinnän tekijän on varmistuttava siitä, että ostolaskun tarkoittama palvelu tai tavara on vastaanotettu. Tarkastaja ja hyväksyjä eivät saa olla sama henkilö. Tiliöinnissä noudatetaan talouspalveluiden ohjeita.

Ostolaskujen asiatarkastaminen kuuluu hankinnan suorittaneelle ja hyväksyntä laskun kustannuspaikan hyväksyjälle (järjestelmä ohjaa automaattisesti). Esimerkiksi tiimipäällikkö ei voi tarkastuttaa omaa hankintaansa tiimin sihteerillä ja hyväksyä itse ostolaskua, vaan hänen on itse asiatarkastettava lasku ja toimitettava se koulutusjohtajan tarkastettavaksi. Sama sääntö koskee myös johtajia ja kaikkia muita henkilöstöryhmiä eli jos on lupa ostaa jotain Riverian laskuun, on annettava oma sähköpostiosoite toimittajalle laskun viitteeksi ja tarkastettava sekä tiliöitävä lasku itse.

Johtavat viranhaltijat ja tiimipäälliköt päättävät omien hankinta- ja hyväksymisvaltuuksiensa puitteissa henkilöistä, joilla on oikeus hyväksyä ostolaskut. Hyväksymisoikeutta ei saa delegoida muille kuin esihenkilöasemassa oleville henkilöille. Hyväksyjä ei saa hyväksyä itseään koskevia laskuja, kuten ravintola-, matka-, koulutus- tai luottokorttilaskuja tai omien tilaustensa/sopimustensa mukaisia laskuja. Nämä ostolaskut tai niitä koskevat laskurivit hyväksyvät hänen esihenkilönsä.

Talousarvion täytäntöönpano-ohjeen hyväksyy yhtymähallitus, minkä jälkeen ohje käsitellään tulosalueiden johtotiimeissä ja jalkautetaan käytäntöön kaikissa tiimeissä tulosalueilla ja yhteisissä palveluissa.

Valmistelija ja lisätietoja hallinto- ja talousjohtaja Merja Laituri-Korhonen, merja.laituri-korhonen@riveria.fi, 050 575 4025

Päätösehdotus Kuntayhtymän johtaja, rehtori

Yhtymähallitus päättää hyväksyä talousarvion 2025 täytäntöönpano-ohjeen.

Päätös Yhtymähallitus

Hyväksyttiin yksimielisesti.
____