Dynasty tietopalvelu Haku RSS Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä

RSS-linkki

Kokousasiat:
https://paatokset.riveria.fi:443/cgi/DREQUEST.PHP?page=rss/meetingitems&show=30

Kokoukset:
https://paatokset.riveria.fi:443/cgi/DREQUEST.PHP?page=rss/meetings&show=30

Yhtymähallitus
Pöytäkirja 15.09.2022/Pykälä 155


Henkilökuntaa koskevien salassa pidettävien ja arkaluontoisten tietojen käsittely 1.10.2022 alkaen

 

Yhtymähallitus 15.09.2022 § 155  

233/07.00.01/2022   

Kuntayhtymän hallitus on 20.12.2017 (§ 277) päättänyt opiskelijoita ja henkilökuntaa koskevien salassa pidettävien ja arkaluontoisten tietojen käsittelystä. Henkilökunnan tehtävänkuva muutosten vuoksi henkilökuntaa koskevien salassa pidettävien ja arkaluontoisten tietojen käsittelijöitä tulee päivittää. Opiskelijoita koskevien tietojen osalta asia tuodaan erikseen yhtymähallituksen päätettäväksi.

 

Laissa viranomaisten toiminnan julkisuudessa (Julkisuuslaki) on säännöksiä mm. viranomaisen toiminnan tietojen ja asiakirjojen julkisuudesta, salassapidosta, tietojenkäsittelystä ja luovuttamisesta. Lähtökohtaisesti koulutuksen järjestäjän hallussa olevat koulutustehtävien hoitamiseen liittyvät asiakirjat ovat julkisia. Julkisuuslain 22 §:n mukaan viranomaisen asiakirja on pidettävä salassa, jos se mainitussa laissa tai muussa laissa on säädetty salassa pidettäväksi tai jos viranomainen on lain nojalla määrännyt sen salassa pidettäväksi. Koulutuksessa tärkeimmät salassapitoperusteet perustuvat julkisuuslain 24 §:n, perustuslain 40 §:n, ammatillisesta koulutuksesta annetun lain 107-109 a §:n sekä oppilas- ja opiskelijahuoltolakiin. Henkilökuntaa koskien salassa pidettävien ja arkaluontoisten tietojen käsittelystä on julkisuuslain lisäksi säännöksiä mm. laissa yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004).

 

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklan mukaan erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien henkilötietojen käsittely on lähtökohtaisesti kiellettyä. Näitä tietoja on suojeltava erityisen tarkasti, koska niiden käsittely voi aiheuttaa huomattavia riskejä henkilön perusoikeuksille ja -vapauksille. Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja saa käsitellä, kun kieltoon on säädetty poikkeus EU:n tietosuoja-asetuksessa tai erikseen unionin oikeudessa tai kansallisessa lainsäädännössä.

 

Tällaisista tiedoista ilmenee henkilön

  • rotu tai etninen alkuperä
  • poliittisia mielipiteitä
  • uskonnollinen tai filosofinen vakaumus
  • ammattiliiton jäsenyys
  • terveyttä koskevia tietoja
  • seksuaalinen suuntautuminen tai käyttäytyminen
  • geneettisiä ja biometrisiä tietoja henkilön tunnistamista varten.

 

 

Henkilökunnan tietojen käsittely

 

Yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain mukaan työnantaja saa käsitellä vain välittömästi työntekijän työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja, jotka liittyvät työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen tai työnantajan työntekijöille tarjoamiin etuuksiin taikka johtuvat työtehtävien erityisluonteesta. Tarpeellisuusvaatimuksesta ei voida poiketa työntekijän suostumuksella. Henkilötiedot tulee kerätä ensisijaisesti työntekijältä itseltään. Laissa on säännöksiä mm. työntekijän terveydentilaa, henkilöluottotietoja, huumausainetestejä ja henkilö- ja soveltuvuusarviointitesteihin liittyen tietojen käsittelystä.

 

Yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain mukaan työnantajalla on oikeus käsitellä työntekijän terveydentilaa koskevia tietoja, jos tiedot on kerätty työntekijältä itseltään tai hänen kirjallisella suostumuksellaan muualta ja tietojen käsittely on tarpeen sairausajan palkan tai siihen rinnastettavien terveydentilaan liittyvien etuuksien suorittamiseksi taikka sen selvittämiseksi, onko työstä poissaoloon perusteltu syy, taikka jos työntekijä nimenomaisesti haluaa selvitettävän työkykyisyyttään terveydentilaa koskevien tietojen perusteella. Lisäksi työnantajalla on oikeus käsitellä näitä tietoja niissä tilanteissa ja siinä laajuudessa, kuin muualla laissa erikseen säädetään.

 

Terveydentilaa koskevia tietoja saavat käsitellä vain ne henkilöt, jotka näiden tietojen perusteella valmistelevat tai tekevät työsuhdetta koskevia päätöksiä taikka panevat niitä toimeen. Työnantajan on nimettävä nämä henkilöt tai määriteltävä tehtävät, joihin sisältyy terveydentilaa koskevien tietojen käsittelyä. Tietoja käsittelevät henkilöt eivät saa ilmaista näitä tietoja sivulliselle työsuhteen aikana eikä sen päättymisen jälkeen.

 

Työntekijän työnantajalle luovuttama työkykyään koskeva lääkärintodistus tai -lausunto saadaan kuitenkin luovuttaa työterveyshuollon palvelujen tuottajalle työterveyshuoltolaissa (1383/2001) säädettyjen työterveyshuollon tehtävien toteuttamista varten, jollei työntekijä ole kieltänyt luovuttamista.

 

Työnantajan on säilytettävä hallussaan olevat työntekijän terveydentilaa koskevat tiedot erillään muista työnantajan keräämistä henkilötiedoista. Terveydentilaa koskevat tiedot on poistettava välittömästi sen jälkeen, kun käsittelylle ei ole 1 momentissa tarkoitettua perustetta. Käsittelyn perustetta ja tarvetta on arvioitava vähintään viiden vuoden välein.

 

Lain 2 §:n mukaan mitä laissa säädetään työntekijästä, sovelletaan myös virkamieheen, virkasuhteessa olevaan ja näihin verrattavassa julkisoikeudellisessa palvelussuhteessa olevaan sekä soveltuvin osin työnhakijaan

 

Henkilötietojen käsittely hankkeissa

Henkilökuntaa koskevia henkilötietoja kerätään myös koulutuskuntayhtymän projekteissa. Tietojenkäsittelyoikeus perustuu ESR-asetuksen 1304/2013, joka antaa jäsenmaille oikeuden kerätä ja käsitellä henkilöitä koskevia tietoja ohjelman toteuttamisen seurantaa, raportointia ja arviointia varten. Asetuksen mukaan projekteihin osallistujista rekisteröityjä tietoja ei ole oikeutta käyttää tai luovuttaa mihinkään muihin tarkoituksiin, koska kyse on salassa pidettävistä tiedoista. Lisäksi myös muu lainsäädäntö, esim. valtionavustuslaki (688/2001), sekä opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta annettu laki (1705/2009 ja 1766/2009) määrittelevät mitä tietoja rahoitusta varten tulee kerätä. Tietojen salassapidon turvaamiseksi on tarkoituksenmukaista määritellä tehtävät, joihin sisältyy projekteihin liittyvien arkaluontoisten tietojen käsittelyä.

 

Valmistelija palvelussuhdeasiantuntija, hallinnon asiantuntija

 

Lisätietoja Hallintojohtaja Merja Laituri-Korhonen, puh. 050 575 4025, merja.laituri-korhonen(at)riveria.fi

 

Päätösehdotus Kuntayhtymän johtaja, rehtori

Yhtymähallitus päättää nimetä tehtävät, joissa saadaan käsitellä edellä mainittuja henkilökuntaa koskevia arkaluontoisia tietoja seuraavasti:

-         

Henkilökunnan terveydentilatietojen käsittely

-        esimiehet

-        hallintojohtaja

-        palvelussuhdeasiantuntija

-        HR-koordinaattori

-        hallinnon asiantuntija

-        tiedonhallinnan asiantuntija

-        arkistonhoitaja

-        päätöksiä, lausuntoja yms. valmisteleva sihteeri

 

-         

Projekteihin osallistujista kerättävien arkaluontoisten tietojen käsittely

-        projekti asiantuntija

-        projekti työntekijä

-        hankeassistentti

-        hankkeissa opiskelijan ohjausta tekevä henkilö

-        tiedonhallinnan asiantuntija

-        arkistonhoitaja

 

 

Tämä päätös kumoaa kuntayhtymän hallituksen 20.12.2017 (§ 277) päätöksen henkilökuntaa koskevien salassa pidettävien ja arkaluontoisten tietojen käsittelyn osalta.

 

Päätös Yhtymähallitus

Hyväksyttiin yksimielisesti.
_____